社區管理委員會應如何保護社區資料?
 

社區內卸任委員常會感嘆自己費盡心力建立的制度、管理系統、文件、財產清冊等常常無法被適當的保存導致接任的委員會必須重新建立。社區資料未被妥善保存的原因依個人觀察所得歸納如下: 

一、社區管委會習慣於接受由物業管理公司提供的電腦軟硬體,社區資料皆儲存於物業管理公司提供的電腦設備,當社區撤換管理公司時所有建立的資料皆隨同電腦設備被管理公司撤走。

 二、社區管理委員任期只有一年加上常撤換管理公司,移交太頻繁,移交時龐大的社區資產點交作業導致忽略了 電腦原始檔案的移交。電腦原始檔案未妥善移交,管理中心只有書面文件,任何資料異動皆需重建電腦資料讓人望而卻步。 

三、社區管委會常忽略了管理中心的電腦當機、中毒的可能性,平時沒有妥善的將社區資料備份,一旦管理中心的電腦當機、中毒後必須重建所有資料。

 上述問題指出社區資料斷層的原因,保護社區資料的方法也是眾所皆知 - 將資料備份。實務上備份資料並非如此單純,必須有專人定期歸類備份。雙子星社區財務管理系統已經配置固定的備份功能,只要確實依照 [例行作業] 的提示作業自然可以保護系統資料。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


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